Россия, Челябинская область, г. Магнитогорск, улица Герцена 6, офис 15 тел.58-03-01

Как получить отсрочку по страховым взносам в 2022 году

В рамках антикризисных мер Правительство продлило на 12 месяцев сроки уплаты:

• страховых взносов организаций и ИП с выплат физлицам за II–III кварталы 2022 года;
• страховых взносов ИП за 2021 год с дохода свыше 300 000 руб.

Право на отсрочку имеют организации и ИП с видами деятельности, перечисленными в приложениях 1 и 2 к постановлению Правительства от 29.04.2022 № 776. В отношении страховых взносов на травматизм отсрочка не предусмотрена, их нужно платить в установленный срок.  

Кто вправе получить отсрочку и новые сроки уплаты страховых взносов, смотрите в таблице.

Таблица. Перечень организаций и ИП, имеющих право на отсрочку, и новые сроки уплаты

Кто вправе получить отсрочку	За какой период	Новые сроки уплаты страховых взносов	Основание
Организации и ИП с видами деятельности, перечисленными в приложении № 1 к постановлению Правительства от 29.04.2022 № 776	Взносы с выплат физлицам за апрель–июнь 2022 года	За апрель 2022 года – 15 мая 2023 года. За май 2022 года – 15 июня 2023 года. За июнь 2022 года – 17 июля 2023 года	Пункт 1 постановления Правительства от 29.04.2022 № 776 Письмо ФНС от 06.05.2022 № СД-4-11/5607@
Организации и ИП с видами деятельности, перечисленными в приложении № 2 к постановлению Правительства от 29.04.2022 № 776	Взносы с выплат физлицам за июль–сентябрь 2022 года	За июль 2022 года – 15 августа 2023 года. За август 2022 года – 15 сентября 2023 года. За сентябрь 2022 года – 16 октября 2023 года	Пункт 2 постановления Правительства от 29.04.2022 № 776 Письмо ФНС от 06.05.2022 № СД-4-11/5607@
ИП с видами деятельности, перечисленными в приложении № 1 к постановлению Правительства от 29.04.2022 № 776	Взносы за 2021 год, начисленные с дохода, превышающего 300 000 руб.	3 июля 2023 года	Пункт 1 постановления Правительства от 29.04.2022 № 776 Письмо ФНС от 06.05.2022 № СД-4-11/5607@

Налоговые органы направят через сервис «Личный кабинет» уведомление о возможности продлить срок уплаты страховых взносов всем организациям и ИП, которые имеют право на отсрочку. Также вы сможете проверить, есть ли у вашей организации или ИП право на отсрочку, с помощью специального сервиса на сайте ФНС. Для проверки достаточно ввести ИНН. Об этом – в письме ФНС от 06.05.2022 № СД-4-11/5607@, информации на сайте ФНС от 16.05.2022.

Как получить отсрочку

Чтобы получить отсрочку, никаких заявлений подавать не нужно. Если организация или ИП отвечает установленным критериям, сроки уплаты будут продлены автоматически. Условие для получения отсрочки – код вида деятельности по ОКВЭД2, дающий право на отсрочку, должен быть указан в ЕГРЮЛ или ЕГРИП как основной по состоянию на 1 апреля 2022 года. Об этом – в информации ФНС от 30.04.2022, пункте 4 постановления Правительства от 29.04.2022 № 776.

Кто не имеет права на отсрочку

Отсрочка не распространяется на юрлиц, у которых на 1 апреля 2022 года организационно-правовая форма, указанная в приложении 3 к постановлению Правительства от 29.04.2022 № 776. Например, это унитарные предприятия, муниципальные унитарные предприятия, государственные корпорации, публично-правовые компании. Это правило действует, даже если основной вид деятельности такой организации дает право на отсрочку (п. 3 постановления).

Также право на отсрочку не распространяется на организации и ИП, в отношении которых действует процедура исключения из ЕГРЮЛ и ЕГРИП (письмо ФНС от 22.06.2022 № БС-4-11/7683@). Указанные плательщики уплачивают страховые взносы в общеустановленные сроки, предусмотренные НК:

• в течение 15 календарных дней со дня подачи последнего расчета, но до момента ликвидации – в случае прекращения деятельности организации в связи с ее ликвидацией;
• не позднее 15 календарных дней с даты снятия с учета в налоговом органе – в случае прекращения физическим лицом деятельности индивидуального предпринимателя.

 

•  08 августа 2022, 00:00

Закрыть новость

Как оформить личное дело сотрудника

Чтобы сформировать личное дело, определите, какие документы можно в нем хранить, а какие – нельзя. Оформите личное дело сразу после того, как приняли сотрудника на работу. Для этого заведите отдельную папку и вложите в нее документы, которые получите или оформите при приеме. В процессе работы сотрудника пополняйте личное дело новыми документами. Размещайте их в определенном порядке, а после того, как сотрудник уволится, сдайте личное дело в архив.

Как оформить личное дело

Чтобы сформировать личное дело сотрудника, заведите папку-скоросшиватель и оформите титульный лист. На титульном листе укажите наименование организации и структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник. Проставьте номер личного дела и номер тома, если он есть. В заголовке личного дела пропишите Ф. И. О. сотрудника.

Отметьте дату начала личного дела, когда приняли сотрудника в организацию. Укажите сначала число, затем месяц и год. Число и год обозначайте арабскими цифрами, название месяца – словом. Например, 12 апреля 2019 года (п. 4.28 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Рисунок 1. Образец титульного листа личного дела

Скачать образец

Документы, которые будете хранить в личном деле, поместите в папку-скоросшиватель. Листы личного дела пронумеруйте нарастающей нумерацией арабскими цифрами графитным карандашом или нумератором. Использовать чернила или цветные карандаши нельзя.

Нумеруйте только листы, нумеровать каждую страницу личного дела не нужно. Цифры ставьте в правом верхнем углу листа. Внутреннюю опись документов, которые подшили в личное дело, составляйте, когда оформляете папку-скоросшиватель. Внутреннюю опись нумеруйте отдельно (п. 4.22 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Как заполнить опись документов личного дела 

Во внутренней описи укажите порядковые номера документов, их индексы, наименования и количество листов дела. Документы в личном деле располагайте в хронологическом порядке. Поэтому во внутреннюю опись сначала внесите документы о приеме на работу сотрудника. Внутреннюю опись заполняйте сразу, когда оформляете личное дело при приеме сотрудника на работу. Далее документы вносите по мере их поступления в кадровую службу и до момента увольнения сотрудника. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, который ее составил (п. 4.20, приложение № 27 к Правилам, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Если личное дело прошили без описи, подклейте ее к внутренней стороне лицевой обложки дела (п. 4.30 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Перед тем как сдать личное дело в архив, на внутренней описи сделайте итоговую запись. В ней укажите количество документов в деле и количество листов, из которых состоит сама опись. Проверьте, что внутреннюю опись подписал сотрудник, который ее составил (приложение № 27 к Правилам, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Рисунок 2. Образец внутренней описи личного дела

Скачать образец

Какие документы можно хранить в личном деле

Какие документы хранить в личном деле работника, закон не определяет. Исключение сделали только для госслужащих. Если работаете в госоргане, включайте в личные дела персональные данные и иные сведения о поступлении на службу, ее прохождении и прекращении, которые необходимы, чтобы обеспечивать деятельность госоргана (ч. 3 ст. 42 Закона о госслужбе).

Как вести личные дела в коммерческой организации, определите в локальном акте. Если трудитесь в коммерческой организации, вправе в локальном акте сами определить, как вести личные дела и какие документы в них включать. Таким локальным актом может быть, например, Положение о порядке ведения личных дел.

В личное дело включайте документы с момента, когда сотрудника приняли на работу. Так, вложите в него:

• внутреннюю опись документов дела;
• личный листок по учету кадров;
• анкету;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• заявление о приеме на работу;
• должностную инструкцию;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления сотрудника;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• копии приказов по личному составу в отношении сотрудника;
• аттестационные листы;
• результаты медосмотров;
• лист-заверитель дела.

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой. 

Работодатель не обязан хранить в личном деле сотрудника копии кадровых приказов. Нормы действующего законодательства не регулируют порядок ведения личных дел в организациях. В связи с этим у работодателя отсутствует обязанность хранить копии приказов о приеме, увольнении, переводе, отпуске в личных делах сотрудников. Работодатели вправе сами определить, как вести личные дела и какие документы в них включать. Такой порядок можно закрепить в локальном акте (информация Роструда от 20.07.2022).

Пример

Пример оформления личного дела сотрудника

Бухгалтеру В.Н. Зайцевой поручили вести кадровый учет в организации.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядят так:

• внутренняя опись;
• анкета;
• личный листок по учету кадров;
• дополнение к личному листку;
• лист-заверитель.

Ситуация

Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

По общему правилу работодатель не обязан вести личные дела сотрудников.

Исключение закон сделал для государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих. На них работодатель обязан вести личные дела. Документы, которые нужно включать в их личные дела, тоже определяет закон (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Например, к личному делу госслужащего приобщают анкету, документы о конкурсе, копии паспорта и трудовой книжки и другие обязательные документы (п. 16 положения, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609). Кроме того, правила, по которым формируют личные дела сотрудников, могут устанавливать сами ведомства (п. 4.17 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Конкретный порядок ведения личных дел закрепите в соответствующем локальном акте организации или специальной инструкции. При этом соблюдайте правила оформления документов в личных делах и их хранения.

Ситуация

Нужно ли заводить новое личное дело на сотрудника, которого повторно оформляем на работу. Со дня увольнения прошло меньше месяца, и прежнее личное дело в архив еще не передали.

Да, нужно.

Личное дело оформляют при приеме сотрудника на работу. На обложке дела указывают его дату. Датой личного дела каждого сотрудника будут даты подписания приказов о приеме на работу и об увольнении. Последним документом в личном деле будет копия приказа об увольнении. После этого дело считают закрытым (п. 4.28 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

На нового сотрудника, которого после увольнения снова приняли в организацию, оформите новое личное дело. Предыдущее дело вы закрыли. То, что его еще не передали в архив, значения не имеет.

Ситуация

Можно ли в личном деле хранить личную карточку по форме № Т-2

Где хранить личные карточки сотрудников и какие документы включать в личное дело, организация вправе решить сама. Порядок хранения личных карточек сотрудников закон не определяет. Предусмотрите такой порядок в локальном акте, например в положении о порядке ведения личных дел сотрудников (ч. 1 ст. 8 ТК).

Рекомендуем хранить личные карточки отдельно от личных дел, поскольку перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов.

Ситуация

Можно ли вести личные дела работников и не оформлять личные карточки по форме № Т-2

Нет, нельзя.

Личная карточка – это обязательный документ, который каждый работодатель должен вести на каждого сотрудника. Ведете личные дела в организации или нет, значения не имеет (п. 2 постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В личной карточке повторяйте все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении и т. д.

Вести личные дела на сотрудников закон велит только отдельным работодателям. Остальные решают сами, нужны им личные дела или нет (ст. 30Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, п. 5 ст. 2Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Ситуация

Какие документы по аттестации надо подшить в личное дело работника

Включите в личное дело сотрудника сведения о результатах аттестации, которые содержат аттестационные листы или протоколы заседания аттестационной комиссии. Эти документы подтверждают, что сотрудник прошел аттестацию.

Ситуация

Как составить личный листок по учету кадров

В личном листке по учету кадров укажите основные персональные и биографические сведения о сотруднике. Личный листок применяют для формирования личного дела сотрудника.

Коммерческие организации личный листок по учету кадров вести не обязаны. Если вам нужен такой документ, составьте его в произвольной форме. Унифицированной формы нет.

В личном листке укажите:
– Ф. И. О. сотрудника;
– дата и место рождения;
– гражданство;
– семейное положение;
– образование;
– профессиональные навыки и умения;
– воинская обязанность;
– фото сотрудника.

Попросите сотрудника проставить дату, когда он его заполнил, и заверить данные своей подписью.

В учете бюджетных учреждений

В государственных организациях обязанность применять личный листок по учету кадров может устанавливать нормативный акт. Например, личный листок должен быть в личных делах прокурорских сотрудников (п. 3.6 Инструкции, утв. приказом Генпрокуратуры от 13.03.2018 № 135). Также его должны представлять те, кто поступает на работу в Следственный комитет (п. 1 приложения 1 к приказу Следственного комитета от 30.08.2017 № 114).

Если данные в личном листке устарели, внесите в него изменения. Для этого составьте дополнение к личному листку в произвольной форме.

Включите в бланк листка фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров». Так вы информируете сотрудника, что он должен сообщать об изменениях в своих личных данных, и сможете его наказать, если он этого не сделает.

Ситуация

Нужно ли хранить приказы по личному составу в личном деле работника

Нет, не нужно.

Оригиналы кадровых приказов храните отдельно в папках, которые определили номенклатурой дел, поскольку приказы имеют разный срок хранения. В личном деле работника можете хранить копии всех приказов о приеме, переводах, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.

Ситуация

Какие приказы должны храниться в личном деле

Закон не обязывает хранить приказы и их копии в личном деле. Но мы рекомендуем хранить в личном деле копии всех приказов по личному составу. К ним относятся приказов о приеме, переводах, поощрениях, командировках, отпусках и т. д. и т. д. Это поможет быстрее найти нужные приказы на конкретного работника.

Ситуация

Входит ли личная карточка Т2 в состав личного дела сотрудника

Где хранить личные карточки сотрудников и какие документы включать в личное дело, организация вправе решить сама. Порядок хранения личных карточек сотрудников закон не определяет. Предусмотрите такой порядок в локальном акте, например в положении о порядке ведения личных дел сотрудников (ч. 1 ст. 8 ТК).

Рекомендуем хранить личные карточки отдельно от личных дел, поскольку перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, предусматривает личную карточку и личное дело как разные виды документов.

Какие документы нельзя хранить в личном деле

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой. Копии личных документов сотрудника, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу, в личном деле хранить нельзя. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником.

Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы. А сотрудник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Оставите копии личных документов сотрудника в личном деле – Роскомнадзор посчитает, что вы нарушили правила обработки персональных данных.

Так, нельзя хранить в личном деле копии:

• паспорта;
• СНИЛС;
• военного билета;
• диплома об образовании;
• свидетельства о заключении брака;
• свидетельства о расторжении брака;
• свидетельства о рождении ребенка;
• свидетельства о перемене имени.

Исключение закон сделал для государственных и муниципальных служащих. В их личные дела работодатели обязаны включать ряд документов. Например, копии паспортов (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).

Судебная практика показывает, что другие работодатели не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований. Смотрите, например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.

Чтобы проверить ваши личные дела на опасные документы, используйте наш интерактивный чек-лист. Результат проверки покажет, какие документы можно оставить в личном деле, а какие – надо срочно убрать, и объяснит почему.

Внимание

Если Роскомнадзор найдет в ваших личных делах документы, которые вы не вправе хранить, обяжут уничтожить копии документов и оштрафуют на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб.

 

Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, пока не достигли цели, для которой их снимали. Документы, которые вам больше не нужны, уничтожьте. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а

пособие уже выплатили. Срок – 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).

Как уничтожить документы, определите сами, порядок закон не устанавливает (п. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Ситуация

Обязательно ли заверять копии документов сотрудника в личном деле

Нет, не обязательно.

Закон не требует заверять копии документов, которые хранят в личных делах сотрудников. Например, к личному делу госслужащего, которое формируют обязательно, приобщают именно копии документов, а не заверенные копии (п. 16 положения, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).

Ситуация

Можно ли хранить копии паспортов в личном деле

Нет, нельзя.

Копию паспорта сотрудника хранить в личном деле опасно. Роскомнадзор может обвинить организацию, что она нарушает правила обработки персональных данных.

При приеме на работу сотрудник предъявляет работодателю паспорт или иной документ, который удостоверяет его личность (ст. 65 ТК). Сотрудник кадровой службы должен проверить документ, записать данные в личную карточку и возвратить его сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Закон не требует получать у сотрудника копию паспорта, хранить ее.

Паспорт гражданина РФ содержит персональные данные работника, поэтому вы обязаны соблюдать требования по хранению и обработке этих данных (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Персональные данные, которые обрабатываете, не должны быть избыточными по отношению к цели, для которой их обрабатываете.

Если в личном деле сотрудника Роскомнадзор обнаружит копию паспорта, может обвинить вас, что храните избыточную информацию о работнике (п. 2 ст. 86 ТК). Аналогичную позицию занимают и суды. См., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 № А53-13327/2013, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013.

Если копия паспорта понадобилась вам для конкретной цели, которую предусматривает закон, каждый раз получайте документ у сотрудника и оформляйте отдельное согласие как на обработку, так и на хранение копии документа в личном деле. Определите, для каких целей будете хранить копии личных документов сотрудника. Если такой цели нет, Роскомнадзор может оштрафовать организацию и ее должностных лиц (ч. 1 ст. 24 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 13.11 и 13.14 КоАП).

Ситуация

Можно ли хранить в личном деле анкету

Да, можно.

Информацию из анкеты сотрудники отдела кадров используют, когда составляют личные дела и заполняют личную карточку новичка. Работодатель сам решает, будет заполнять анкету при приеме на работу и включать ее в личное дело или нет.

Анкета не является обязательным документом при приеме на работу (ст. 65 ТК). Чтобы оформить анкету, используйте форму, которая утверждена распоряжением от 26.05.2005 № 667-р, или разработайте свою форму. Скачайте образец анкеты.

Ситуация

Нужно ли хранить в личном деле работника копию диплома

Нет, не нужно. Хранить копии документов об образовании в личном деле опасно.

При приеме на работу сотрудник предоставляет копию диплома и других документов о квалификации, только если его работа требует специальных знаний. Работник кадровой службы проверяет квалификацию работника, вносит данные в личную карточку, а затем возвращает документ сотруднику (ст. 65 ТК).

Поскольку закон не требует хранить копии документов об образовании, мы не рекомендуем хранить копии диплома в личном деле сотрудника. Роскомнадзор может обвинить вас, что храните избыточную информацию о работнике (п. 2 ст. 86 ТК).

Ситуация

Должен ли работодатель хранить копии личных документов сотрудников-иностранцев

Нет, не должен.

Копии личных документов сотрудника, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу, в личном деле хранить нельзя. Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником. Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом и другие документы. А сотрудник кадровой службы – проверить их, записать данные в личную карточку и возвратить сотруднику (ст. 65 ТК, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013).

Никаких исключений для сотрудников-иностранцев закон не устанавливает. Оставите копии личных документов сотрудников-иностранцев в личном деле – Роскомнадзор посчитает, что вы нарушили правила обработки персональных данных.

Ситуация

Как уничтожить копию документа, которую включили в личное дело

Чтобы уничтожить копию документа, который содержит персональные данные сотрудника, создайте комиссию либо назначьте ответственного. Оформите акт о прекращении обработки персональных данных либо зарегистрируйте факт уничтожения документа с персданными в специальном журнале. Типовой формы акта и журнала нет, разработайте их сами (информация Роскомнадзора от 25.09.2015).

Уничтожайте такие документы в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Порядок уничтожения закон не устанавливает, вы можете установить его сами (п. 4 ст. 21Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Ситуация

Можно ли хранить копию свидетельства о смерти в личном деле умершего сотрудника

Нет, нельзя.

После того как работодатель получит свидетельство о смерти от родственников сотрудника, трудовой договор прекращают по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса. Реквизиты свидетельства о смерти сотрудника отразите в приказе о прекращении трудового договора. После чего оригинал документа верните родственникам. Хранить его копию закон не позволяет.

Судебная практика показывает, что работодатели не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований. Смотрите, например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.

Ситуация

Можно ли хранить в личном деле копию трудовой книжки

Нет, нельзя.

Компания вправе хранить копии трудовых книжек в личном деле работника, только если получит от него согласие на хранение и обработку персональных данных. Если такого согласия нет – держать в делах копии трудовых книжек нельзя. Иначе это нарушение законодательства.

Судебная практика показывает, что работодатели не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований. Смотрите, например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013 и Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013.

Ситуация

Можно ли хранить в личном деле оригинал трудовой книжки работника после перехода на электронные трудовые книжки

Нет, нельзя.

Работодатель выдает на руки трудовую книжку сотруднику, который подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. После этого работодатель освобожден от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Как размещать документы в личном деле

Документы в личном деле размещайте в хронологическом порядке по мере их поступления. Все листы личного дела нумеруйте по нарастающей за все время, пока его ведете. Документы нумеруйте арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым графитным карандашом или нумератором. Не используйте чернила или цветные карандаши. Нумеруйте только листы, не нужно нумеровать каждую страницу личного дела (п. 4.22 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Личное дело не должно содержать более 250 листов. Если в деле больше листов – оформите второй том (п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Ситуация

Как оформить два тома личного дела

Чтобы оформить несколько томов личного дела, определите, как лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по фамилиям и т. д. Например, если в деле примерно 300 листов, сделайте два тома по 150 листов. Если личное дело сотрудника содержит более 250 листов, разделите его на два тома (п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Пример

Пример разделения личных дел уволенных работников по фамилии

– 1 том. Личные дела уволенных работников на «АБА – АДУ»;
– 2 том. Личные дела уволенных работников на «АЗА – АЛИ»;
– 3 том. Личные дела уволенных работников на «АМУ – АСТ»;
– 4 том. Личные дела уволенных работников на «Б – В»;
– 5 том. Личные дела уволенных работников на «ГАВ – ГОР».

Извлеките документы из папок, распределите по томам и приступите к оформлению документов на хранение.

Как и сколько хранить личные дела

Личные дела руководителей и работников храните в течение 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года. Личные дела, которые образовались в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет, независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Личные дела сотрудников, которые работают в организации, храните в отделе кадров в металлических шкафах или сейфах. Личные дела сотрудников, которые уже уволились, закройте и передайте на хранение в архив.

Ситуация

Обязан ли работодатель знакомить сотрудника с его личным делом

Нет, не обязан.

Закон не требует, чтобы работодатель знакомил сотрудника с его личным делом. Тем не менее сотрудник вправе в письменном заявлении потребовать выдать копии документов, связанных с его работой, или оформить выписку из личного дела. В таком случае отказать сотруднику в просьбе нельзя (ст. 62, 89 ТК).

Как закрыть личное дело

Чтобы передать личные дела на хранение в архив, со всех документов удалите скрепки, подшейте документы личного дела на четыре прокола в твердую обложку или переплетите. Сделайте это так, чтобы можно было свободно прочитать текст документов и их реквизиты. В начало личного дела подшейте бланк внутренней описи, а в конец – лист-заверитель дела.

Рисунок 4. Образец листа-заверителя дела

Скачать образец

На обложке личного дела запишите дату, когда его окончили. Укажите количество листов в личном деле. Учитывайте все листы, включая опись и лист-заверитель (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Отметьте на обложке срок хранения личного дела. Он начинается с даты увольнения. В общем случае личные дела руководителей и работников храните 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года. Личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет, независимо от даты их создания (ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Как провести ревизию личных дел

Чтобы проверить данные в личных делах сотрудников, правильно их оформлять и систематизировать, проводите их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом. Форму бланка закон не устанавливает. Как образец можете использовать акты, которые применяют ведомства. Например, акт проверки наличия и состояния архивных документов в таможенных органах (приложение № 40 к приказу ФТС от 09.07.2014 № 1331). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Ситуация

Нужно ли сотруднику писать заявление, чтобы исправить ошибку в фамилии в его личном деле

Нет, не нужно.

Сотрудник подает заявление, если необходимо внести изменения в учетные документы, когда он меняет фамилию, например в связи с браком или разводом. Подробнее о том, как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника, читайте в рекомендации.

Если допустили ошибку в фамилии сотрудника в личном деле, подавать заявление сотрудник не должен. А ошибку в любом случае нужно исправить. Так, например, ошибку в личной карточке исправляют по правилам, которые предусматривает пункт 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Подробнее о том, как исправить личную карточку или внести в нее изменения, читайте в рекомендации.

Чтобы исправить ошибку в трудовом договоре, заключите дополнительное соглашение текущей датой и распространите его действие с даты заключения трудового договора. Исправлять ошибку путем зачеркивания неверных данных в трудовом договоре не рекомендуется. Поскольку в этом случае с него, например, нельзя будет снять нотариально заверенную копию (ст. 45 Основ законодательства о нотариате Верховного Совета от 11.02.1993 № 4462-1).

Ситуация

Как отказаться от ведения личных дел в организации

В общем случае работодатель вправе не вести личные дела сотрудников организации. Исключение – личные дела государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих. На них работодатель обязан вести личные дела (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

Если в вашей организации нет государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих, то вы вправе отказаться от ведения личных дел. Чтобы отказаться от ведения личных дел, издайте приказ о прекращении ведения личных дел в организации в произвольной форме. В приказе укажите дату, когда прекратите вести личные дела сотрудников, и список локальных актов работодателя, которые утратят силу.

Личные дела сотрудников уничтожать не нужно, их следует передать в архив организации на хранение. Для этого со всех документов удалите скрепки, подшейте документы личного дела на четыре прокола в твердую обложку или переплетите. В начало личного дела подшейте бланк внутренней описи, а в конец – лист – заверитель дела. На обложке личного дела запишите дату, когда его окончили, и укажите срок хранения личного дела. Он начинается с даты, когда закрыли личное дело сотрудника.

После того как передадите личные дела в архив, внесите изменения в номенклатуру дел организации. Исключите из документа личные дела работников и укажите папки, в которых будут храниться документы с обязательным сроком хранения. Чтобы внести изменения в номенклатуру дел, издайте приказ в произвольной форме. В приказе укажите, какие личные дела исключите из документа и дату утверждения новой номенклатуры дел (п. 1.1.1 Методических рекомендаций Росархива от 19.07.2018).

 

 

•  08 августа 2022, 00:00

Закрыть новость

Ответы на частые вопросы об отпуске

Информация Минтруда России от 27.07.2022 № б/н

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

от 27 июля 2022 года

Ответы на частые вопросы об отпуске

Активный отпускной сезон продолжается! А мы напоминаем – каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, может уйти в оплачиваемый отпуск не менее 28 дней ежегодно.

Собрали в одном посте ответы на ваши частые вопросы об отпуске ☀ Сохраняйте себе и делитесь полезной информацией!

- Зачем составляется график отпусков?

График отпусков на будущий год составляется заранее работодателем. Сотрудники должны быть оповещены о времени начала отпуска под роспись, не позднее чем за 2 недели до его начала.

Таким образом, вы заранее имеете гарантии, что точно сможете отдохнуть в определенные даты. А работодатель может спланировать работу на время вашего отсутствия.

- Нужно писать заявление на отпуск?

Нет. Заявление на отпуск нужно писать только в тех случаях, когда он не по графику. Например – отпуск до истечения 6-ти месяцев работы, отпуск за свой счет, нужно перенести дни отдыха, недавно устроились на работу и не вошли в график в прошлом году.

- Когда можно уйти в отпуск, если устроился на новую работу?

В первый отпуск уйти можно уже через 6 месяцев после трудоустройства. Уйти можно и раньше, но только по соглашению с работодателем.

- Кто может уйти в отпуск раньше сроков?

Некоторые категории работников могут уйти в отпуск раньше 6 месяцев:

- Женщины – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.

- Работники до 18 лет.

- Усыновители детей до 3-х месяцев.

- Совместители, если отпуск на основной работе.

- На сколько дней можно взять отпуск?

Отдыхать сразу 28 дней или более – необязательно. Отпуск можно разделить на части. При этом одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.

-Можно ли перенести отпуск, если уже есть график отпусков?

Перенести или продлить отпуск на срок с учетом пожеланий сотрудника работодатель может в следующих случаях:

✔ Совпадение дат с больничным.

✔ Предупреждение об отпуске менее чем за две недели.

✔ Несвоевременная оплата.

✔ Выполнение государственных обязанностей.

✔Производственная необходимость.

✔ Возможность изменить график с учетом льгот. Например, путевка в санаторий работнику-инвалиду.

При этом работникам из льготных категорий работодатель не может отказать в переносе отпуска.

- Что делать, если заболел в дни отпуска?

Если в оплачиваемом отпуске вы заболели – дни отдыха можно продлить или перенести. Но при болезни в отпуске с последующим увольнением, а также в период учебного отпуска, отпуска без сохранения зарплаты работодатель не обязан продлевать или переносить отпуск.

При продлении отпуска число его дней не меняется, поэтому работодатель не должен пересчитывать выплаченные отпускные.

!Важно: перенос или продление отпуска может быть только в случае, когда больничный выдан лично вам.

 

•  08 августа 2022, 00:00

Закрыть новость

Лента бухгалтерских новостей за август

В ленте новостей – все важные новости и изменения августа 2022 года, которые могут повлиять на работу бухгалтера. За февраль—май, июнь и июль лента – в отдельных документах.

1 августа

Установят лимит суточных для работников с разъездным характером работы

Минфин подготовил проект закона, согласно которому установят лимит на размер суточных при разъездной работе — 700 руб. в день. С суммы суточных ниже этого лимита не надо будет удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы, если суточные выше лимита — отчисления производить нужно.
Сейчас такой лимит действует в отношении суточных по командировкам. Суточные при разъездном характере работы нельзя отнести к командировочным, здесь иные правила (ст. 166 ТК, п. 3 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Суточные при таком характере работы платят сотруднику именно за время, которое он проводит в пути.
Размеры и порядок выплаты суточных разъездным сотрудникам, перечень работ, профессий, должностей этих сотрудников установите самостоятельно. Их можно указать в коллективном договоре, положении о разъездном характере работы, приказе руководителя, трудовом договоре (ст. 168.1 ТК).

В каком размере платить суточные при разъездном характере работы, смотрите в рекомендации.

Источник: сообщение Минфина о проекте закона.

 

Изменят правила удержания НДФЛ с выплат дистанционным работникам

Поправки в НК установят нормативы для освобождения от НДФЛ и страховых взносов компенсационных выплат дистанционным сотрудникам. Речь идет о компенсации расходов, связанных с использованием сотрудниками собственного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств для выполнения работы. Кроме этого, вознаграждения, которые российские работодатели выплачивают дистанционным сотрудникам, работающим за пределами РФ, отнесут к доходам от российских источников.
В настоящее время компенсационные выплаты освобождены от НДФЛ в полном объеме при условии, что они предусмотрены трудовым или коллективным договором (п. 1 ст. 217 НК, ст. 164 ТК). Когда сотрудник дистанционно работает за рубежом и получает зарплату от российского работодателя, то зарплата в данный момент признается доходом, полученным от источников за пределами России (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК). Резиденты платят с таких доходов НДФЛ самостоятельно. А доход нерезидентов под российское налогообложение не подпадает.

Источник: сообщение Минфина о проекте закона.

•  01 августа 2022, 11:28

Закрыть новость